Qué es una intranet y para qué sirve a la empresa

La Intranet es un sistema de red privado muy utilizado por las empresas para mantener comunicados a sus trabajadores y compartir todo tipo de recursos en linea. Aunque se lleva utilizando durante mucho tiempo continúa siendo un sistema fiable y que aporta numerosas ventajas a las organizaciones.

En este post vamos a ver cómo funcionan las redes Intranet, las maneras de utilizarla y cómo en la actualidad se les puede sacar el máximo partido gracias a la implementación de las últimas tecnologías que tenemos a nuestra disposición.

¿Qué es la Intranet?

Una Intranet permite a los miembros de un determinado grupo, en este caso una empresa, permanecer interconectados dentro de esa red. Si lo extrapolamos al mundo actual de redes sociales podríamos decir que una app como Telegram o Whatsapp son una Intranet en sí mismas, ya que permiten compartir mensajes entre los miembros que se conectan a ella y formar grupos específicos.

La principal finalidad de una Intranet es que los trabajadores de una empresa, y más específicamente, los miembros de cada departamento, puedan acceder a toda la información que necesitan para desempeñar de manera óptima su trabajo.

Suelen compartirse documentos o bases de datos de gestión y, según las directrices de cada empresa, no todo el mundo tiene acceso a determinada información. Muchas aplicaciones corporativas que se utilizan actualmente se pueden comparar con una Intranet. En el fondo, ambas tienen el mismo objetivo que es el de compartir información de la empresa.

Modelos de Intranet

Podemos decir que el origen de Internet como lo conocemos hoy en día surgió de la implementación de una Intranet entre varias universidades con el objetivo de compartir artículos de índole científica e información académica. Más tarde se utilizó con mucho éxito la Intranet basada en Web, que se caracterizaba por la implementación de un sitio web diseñado exclusivamente para que los empleados de la empresa lo utilizaran. 

La principal diferencia entre una página web y la Intranet en este modelo es que la Intranet es totalmente privada y se utiliza para almacenar información relevante para los trabajadores. En la actualidad, la Intranet basada en Web ya prácticamente no se usa en ninguna empresa.

La Intranet y el Cloud Computing

La llegada del Cloud Computing dejó en un segundo plano a la Intranet basada en web, ya que la nueva tecnología permitía una mayor agilidad a la hora de manejar los archivos, algo que no permite la Intranet basada en web porque todos los archivos se deben subir y descargar de manera manual, es decir, que nos encontrábamos con las limitaciones propias de un sitio web.

De ahí que en la actualidad se utilizan más las aplicaciones (apps), es decir, la instalación de un programa en nuestro dispositivo. De esta forma, quedan atrás las limitaciones de la web, que fue diseñada solo para compartir información pero no para ejecutar una aplicación más compleja.

Ventajas de la Intranet para las empresas

Las empresas consumen una gran cantidad de información en su operativa diaria, pero si no se organiza y distribuye bien esta información las operaciones no se ejecutan con la eficacia necesaria. La Intranet se encarga de distribuir la información que necesita una empresa 24 horas al día 365 días al año, siempre con un gran control de las operaciones y los accesos de cada empleado para que pueda ver solo lo que le corresponde y también ofreciendo una gran seguridad para todos los usuarios que se conectan.

Las principales ventajas que proporciona una Intranet a las empresas son las siguientes:

• Se localiza la información de manera rápida.
• Permite el acceso de manera remota.
• La información siempre está disponible para los equipos de un mismo departamento.
• Facilita la automatización de los procesos de negocio.
• Se controla la información y se evita la duplicidad de archivos.
• Se evita el uso excesivo del correo electrónico.

Hay muchas semejanzas entre este tipo de Intranet y un sistema de Gestión Documental. Antiguamente se instalaba el programa en los ordenadores de la empresa y no había posibilidad de acceder desde el exterior de la red. En la actualidad, tanto la Intranet como los sistemas de Gestión Documental están disponibles en la nube.

Muchas empresas utilizan una Intranet corporativa y un sistema de Gestión Documental interno, ambos unidos en un solo sistema, aunque también se puede instalar una Intranet que sirva como gestor documental elevando sus prestaciones, nivel de usabilidad y seguridad que ofrece a los usuarios.

Sin duda, poco a poco se irán incrementando las prestaciones de las Intranet para empresas, incluso el término “Intranet” puede desaparecer a corto o medio plazo y se añadirá la terminación “en la nube” (Cloud) para distinguirlos de las Intranet que solo funcionan en la red privada de la empresa, aunque, como hemos dicho, este tipo de Intranet prácticamente no se utiliza.

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